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7.2.2-Z01 合同管理程序.doc

发布时间:

深圳市万科物业管理有限公司程序文件

编号

VKWY7.2.2-Z01

名称

合同管理程序

版本 C/1

第 1 页共 4 页

编制 何曙华 更改 秦芝莉 审核 张跃敏 批准 冯霞 生效期 2005 年 9 月 15 日

1.目的

规范和指引公司各部门对各种合同的订立、变更、解除及保管。

2.范围

适用于公司各部门。

3.定义

公司合同分为 A、B、C 三类:

A 类合同:是指向公司外提供服务的合同,如物业委托合同、物业顾问合同、智能化

工程、绿化工程合同等。

B 类合同:是指为获取服务和物资的合同,如各类物资采购合同、服务外包合同等。

C 类合同:除 A、B 类以外的合同,包括各部门与内部班组、与政府相关部门、与公司

签订的各种管理责任书等。

劳动用工合同:专指与职员签订的《深圳经济特区劳动合同书》。

4.职责 部门/岗位 责任部门
品质管理部
财务管理部 人力资源部 总经理办公室 房产后勤部 总经理、副总经理、分 管领导、部门负责人

工作内容 负责合同的草拟、初审及履行 负责从品质保证角度、法律风险角度进行审核 负责常用合同的范本编制及修订 负责从资金管理角度进行审核及权限内审批 负责从人力资源管理角度进行评审 负责公司合同的保管 负责从后勤资源保障角度进行评审
负责权限范围的合同审批

5.方法和过程控制

5.1 合同的订立

5.1.1 合同的订立应遵循事先签订的原则,所有合同须按此程序规定通过评审、签订生

效后方可履行。

5.1.2 公司所有格式化合同须在发布生效前进行评审。体系文件中格式化合同通过体系

文件讨论的方式评审,其他格式化合同评审时填写《策划方案/合同评审记录表》,至少

经品质管理部经理批准,在品质管理部网页公布。

5.1.3 下列合同签订前不需评审:

A. 各部门与内部班组、与政府相关部门、与公司签订的各种管理责任书。

B. 除物业管理合同、设备/绿化养护承接合同、安防/绿化工程承接合同以外的所有格

式化 A 类合同(含体系文件中格式化合同),所有格式化 B 类、C 类合同(含劳动用

工合同)。

注:若签订前对格式化合同条款进行了增删或修改,应填写相关评审记录按权限报批。

C. 公司作为中介方的各类房屋委托、代理、租售合同。此类合同按相关租售业务管理

规定订立。

5.1.4 A 类合同的订立

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5.1.4.1 各部门接到客户要约后,应充分与客户沟通,并收集相关资料,在确定完全领

会客户需求后,由责任部门负责人会同本部相关人员拟定合同(公司有格式化合同的须

采用或参照公司格式化合同),并就服务品质保证能力、效益、风险控制、对方主体资

格、履约能力、资信、合同条款等进行评估,须评审时填写《策划方案/合同评审记录

表》发送品质管理部,经相关职能部门审核,分管领导/总经理审批后,由总经理或其

授权人以公司名义签订合同,加盖公司公章;总经理授权人详见 5.1.7《常见合同签署

授权一览表》。

5.1.4.2 对所有 A 类非格式化合同/协议,法律事务专员须全程参与合同/协议评审过程。

同时,总经理签署意见后必须经公司法律事务专员给予法律专业审核后方能签订。

5.1.5 B 类合同的订立

5.1.5.1 签订 B 类合同前,须对供方的主体资格、履约能力、资信、价格、风险控制及

合同条款等进行评估,须评审时,服务项目外包类合同填写《物资/服务申请报告》(附

合同草案),特约商户合同填写《商业活动申请表》(附合同草案),按审批权限报相关

部门、领导审核/审批。本部门经理有权审批的合同,不须填写相关评审记录表。

5.1.5.2 属公司内部各部门之间的合同,由服务双方按审批权限报批,获准后,双方以

部门名义签订合同,加盖本部门公章。

5.1.5.3 审批权限如下:

单宗采购额

权限

主任

经理

片区运 营

职能部门

分管领导

总经理

2000(含)元以下

审批

/

/

/

2000-5000(含)元 5000-20000(含)元

申请 申请

审批 申请

20000 元以上及所有固定资产采购 申请 申请

/ 审核
/

/
复核(注 1)

审批 审批(注
2)
审核

/ / 审批

30000(含)元以上

组织招投标,按《招投标管理办法》执行。

注 1:零星工程、改造、专项物资、大宗物资(非 A 类物资、20000 元以上)分管领导审批,相关部门复核。

注 2:对智能化工程部、绿化工程部在指定合格供应商的工程材料采购审批权限:

50000 元以下

部门经理审批

50000-100000 元

分管领导审批

100000 元以上

总经理审批

5.1.5.3 对所有 B 类合同,合同的甲方统一格式为“公司名称+部门名称(签部门合同 时)”。 5.1.5.4 对采购协议、服务/工程外包合同、采购金额超过 10 万元以上的合同、对条款 进行了修改的格式化合同,须在审批最后环节发送法律事务专员审核后方能签订。 5.1.5.5 对所有经过审批的 B 类合同,以公司名义签订的合同,由总经理或其授权人签 订(总经理授权人详见 5.1.7《常见合同签署授权一览表》),盖公司合同章;以部门名

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义签订的合同,由部门负责人签订,盖部门公章。

5.1.6 以部门名义签订的合同须由部门负责人亲自签署,如部门负责人休假、外出等原

因不在时,应委托分管领导签订。

5.1.7 常见合同签署授权一览表

类型

合同名称

物业管理合同

A类

与万科系统内其它公司签订的工程、服务合同 固定资产经营合同

其它服务类合同

战略合作合同/协议

服务项目分包合同

B类

设施设备管理合同 绿化养护合同

采购合同

其它类

签署人
总经理/授权人
总经理/授权人 部门负责人 部门负责人/设备维护部经理 部门负责人/绿化部经理 部门负责人 部门负责人

5.1.8 签订需预付一定款项的合同时,如对方签署人不是法人代表,须要求对方提供法

人授权书。

5.1.9 以公司名义签订的 A 类合同一般加盖公司公章,B 类、C 类合同一般加盖公司合同

专用章。要求对方尽量加盖公司公章。

5.1.10 特殊原因滞后签订的合同,经品质管理部、财务管理部确定后按公司《合同备案

管理办法》执行。

5.2 合同的履行

5.2.1 合同订立后,经办部门负责对合同的履行进行跟踪;财务部负责对合同的收、付

款内容进行监督;其他相关部门给予必要协助。

5.2.2 当合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,经办人员

须及时向部门负责人报告并知会公司相关部门。

5.2.3 当合同须变更、中止、续签时,责任部门应参照合同签订程序报审,另行签订合

同或补充合同,或按审批意见执行。

5.2.4 公司在管项目应具有有效的前期物业服务合同/物业服务合同,合同内容相关主

管人员应当清楚并理解。

5.2.4.1 各项目应把物业服务合同中相关要求向部门各级人员进行宣贯,确保各级人员

理解服务合同的内容和要求;

5.2.4.2 各项目应把物业服务合同中的相关要求在各岗位职责中加以明确;

5.2.4.3 各项目应将物业服务合同中的相关要求分解到部门各业务人员的经营考核责任

书。

5.3 合同的管理

5.3.1 各部门应指定专人负责本部门合同及合同相关资料的保管,并登记在《合同登记

表》上(劳动合同登记在公司人力资源管理软件中,体系文件中格式化合同不需登记);

5.3.2 公司合同由总经理办公室、经办部门(非格式化经济类合同)各保存壹份原件;

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劳动合同、职员外部培训合同由人力资源部保管,相关部门因业务需要经总经理办公室

主任同意并在《借阅登记表》中登记可保存合同复印件。

5.3.3 部门 A 类合同须交财务管理部保存一份复印件。

5.3.4 保密合同的合同经办人员、合同管理人员及所有有条件知悉合同内容的人员须对

合同的保密负责;保密合同的查阅、复印须经保管部门第一负责人批准,并予以记录。

5.4 合同的续签

合同到期如需重新招投标的按《招投标管理程序》进行;如需续签的,应至少提前

一个月进行合同的重新报批(合同中有明确约定的除外)。

6.记录表格

VKWY7.2.2-Z01-F1

《策划方案/合同评审记录表》

VKWY7.2.2-Z01-F2

《合同登记表》

VKWY7.4-Z01-F3

《物资/服务项目申请报告》

VKWY7.5.1-G03-01-F1

《商业活动申请表》

品味人生

1、 很多时候,看的太透反而不快乐,还不如幼稚的没心没肺。 2、 睡吧,合上双眼,世界就与我无关。——顾城《生命幻想曲》 3、 你来人间一趟,你要看看太阳,和你的心上人,一起走在街上。 4、 我不唱声嘶力竭的情歌,不表示没有心碎的时刻。我不曾摊开伤口 任宰割,愈合就无人晓得我内心挫折。 5、 永远不要隔着屏幕说分手,最大的遗憾是连离开都不能当面说清。 6、 最先道歉的人最勇敢,最先原谅的人最坚强,最先释怀的人最幸福。 7、 好像每次都是这样,没有例外。在我们最需要有一个人去依靠的时 候,往往到最后都是自己一个人挺过去。 8、 对我不满意,请直接来给我说,别到别人那里去宣泄你无处安放的 情绪。 9、 有些事,你把它藏到心里,也许还更好,等时间长了,也就变成了 故事。 10、 不要对自己太过苛刻,对自己太苛刻的人只会消耗掉更多让自己 幸福的能力。 11、 人,相互帮扶才感到温暖;事,共同努力才知道简单;路,有人 同行才不觉漫长;爱情,要相互记挂才体味情深。

12、 只有当痛苦在可以承受的时候,我们会自怨自艾。当痛苦无法承 受,我们就只会一笑置之。
13、 爱情是一颗心找到另一颗心,而不是一张脸找到另一张脸。为了 找到那颗心,我们要学会不要脸。
14、 比失去你更令我伤心的事是,你都没有为了和我在一起而努力过。 15、 这世上有一条路无论如何也不能走,那就是歧途,只要走错一步 结果都会是粉身碎骨。——《千与千寻》 16、 保持一份自信,做最好的自己,宁可高傲地发霉,不要低调地恋 爱。 17、 亲爱的,我在这座陌生的城市,流浪流浪。灯火阑珊或是烟火灿 烂,我总是愣在某个角落,静静的等你走来。 18、 其实爱情里处得好不好,标准就两个字:不累。因为,对的人, 不会让你觉得累。 19、 明知是错的,也要去坚持,因为不甘心;有些人,明知是爱的, 也要去放弃,因为没结局;有时候,明知没路了,却还在前行,因为习惯 了。 20、 如果曾有那么一个人,跟我说只要心里想一想我,就会铺天盖地 地难受。那么不管是拿前程作赌也好,还是拿幸福下注也好,我都会心甘 情愿。 做学问要花功夫,持之以恒,日积月累。 21、我们最大的弱点在于放弃。成功的必然之路就是不断的重来一次。 ——托马斯·爱迪生 22、点点滴滴的藏,集成了一大仓。——德国谚语 23、成大事不在于力量的大小,而在于能坚持多久。 24、喷泉的高度不会超过它的源头;一个人的成就不会超过他的信念。 ——美国 25、生活真象这杯浓酒,不经三番五次的提炼呵,就不会这样可口! ——郭小川 26、一个在奋斗途径上努力的人,要是不把步骤分清楚,等于你旅行 一个地方,不先规定睡眠和行程一般。分清步骤,是十分重要的。——戴 尔·卡耐基




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